Digitalisierung von Office-Prozessen
In kleinen Schritten zu mehr Unabhängigkeit und Leistung
In Zeiten von Lockdowns und Homeoffice benötigen Unternehmen automatisierte und digitalisierte Prozesse, um ihren Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten und zudem wettbewerbsfähig zu bleiben.
Wir haben mit Thorsten Diemer, Geschäftsführer der Weinrich Gruppe und Experte für digitalisierte Office- und Verwaltungsprozesse, gesprochen und wollten wissen, wie moderne Technologie hier schrittweise sinnvoll eingesetzt werden kann und warum das heute oft keine große Sache mehr ist.
Herr Diemer, aus Ihrer Erfahrung: Inwieweit hat Corona manche Schwächen von Unternehmen ans Licht befördert?
Für viele Unternehmen war der Lockdown und die vermehrte Inanspruchnahme von Homeoffice gleich auf mehreren Ebenen existenzgefährdend, denn es galt nicht nur das Problem von z. B. unterbrochenen Lieferketten oder zurückhaltenden Absatzmärkten zu lösen. Oft funktionierten plötzlich einfachste Dinge nicht mehr, für die es aber längst eine technische Lösung gibt.
Was meinen Sie damit konkret?
Corona zeigte, wie schwer Verwaltungen oder Office-Prozesse aufrechtzuhalten sind, wenn sie z. B. standortunabhängig gelingen müssen. Dann funktionieren grundlegende Arbeiten nicht mehr wie z. B. der Rechnungsstellungsprozess oder ganz simpel die Arbeit im Team. Man musste damit klarkommen, dass Mitarbeiter betriebliche Unterlagen mit nachhause nahmen, um sie zu bearbeiten, auf die dann kein anderer mehr Zugriff hatte. Oder Dokumente wurden an
private E-Mail-Adressen gesendet, was datenschutztechnisch auch höchst problematisch ist.
Wie groß ist der Aufwand für Unternehmen sich hier fit für die Zukunft zu machen?
Das Gute an der Digitalisierung ist, dass sie schrittweise erfolgen sollte. Es ist nicht sinnvoll, alles auf einmal zu machen. Zudem gibt es viele sehr gute Standardlösungen, die die Anforderungen der allermeisten Unternehmen abdecken. „Altsysteme“ können ebenso eingebunden werden und erlauben
damit eine sukzessive Modernisierung der Prozesse. Wir haben bereits zahlreiche Digitalisierungsprojekte umgesetzt und dabei gelernt, dass diese modulare Vorgehensweise sehr wichtig ist für den Rückhalt unter den Mitarbeitern. Denn in kleinen Schritten stellen sich Erfolgserlebnisse schneller ein und Verbesserungen sind schnell erlebbar.
Haben Sie einen Tipp für das optimale Change-Management?
Digitalisierung sollte man nicht als Projekt sehen, das irgendwann wieder aufhört. Digitalisierung ist eine Grundeinstellung, die sich durch das gesamte Unternehmen zieht und sich am Kundennutzen orientiert: Entweder es ergeben sich Kostenvorteile in der Produktion bzw. in der Dienstleistung, der Service verbessert sich oder Fristen und Lieferzeiten können verkürzt werden. Als Ergebnis winken zufriedenere Kunden und Wettbewerbsvorteile. Digitalisierung passiert ja nicht um ihrer selbst willen.
Thorsten Diemer, Geschäftsführer der Weinrich Gruppe
STANDORTUNABHÄNGIG: MASSNAHMEN FÜR EINE MODERNE VERWALTUNG
Standortunabhängiges Arbeiten hat sich spätestens seit Corona fest in allen Unternehmen etabliert und wird auch nach der Krise fixer Bestandteil von Unternehmenskulturen sein - darin sind sich Experten einig. Diesem Trend können Unternehmen aber nur gerecht werden, wenn sie ihre Verwaltungsprozesse digitalisieren. Hier ein Überblick über die wichtigsten Maßnahmen:
- Digitales Dokumentenmanagement
Eine Digitalisierung des Dokumentenmanagements vereinfacht den Geschäftsbetrieb erheblich, wenn standortunabhängig gearbeitet wird. Wenn z. B. Rechnungen im Unternehmen eingehen, ist die interne Verteilung und Prüfung analog dann kaum zu bewerkstelligen. Ein digitalisierter Rechnungseingangsworkflow kann hier Abhilfe schaffen und sorgt zudem für mehr Schnelligkeit, denn er braucht durchschnittlich nur drei Tage. Über das Management-Tool kann genau festgelegt werden, wer welche Rechnungen freigibt und wer z. B. einen kranken Mitarbeiter vertritt. Auch Vermerke zu Skonti oder Sondervereinbarungen können abgebildet werden. Der Status von Rechnungen ist zentral und für alle transparent sichtbar, „verschüttgegangene“ Belege gehören der Vergangenheit an. Auch andere Anwendungsbeispiele gibt es: Die Automobilbranche nutzt zunehmend eine sogenannte digitale Fahrzeugakte, die – angeschlossen an das Warenwirtschaftssystem eines Autohauses bzw. dessen Werkstatt – interne und externe Belege zentral sammeln kann. Alle relevanten Informationen werden zusammengeführt und erlauben einen ganzheitlichen Blick auf das Fahrzeug.
- Microsoft 365 – Moderne Zusammenarbeit in Teams
Eine Umstellung auf Microsoft 365 macht Unternehmen standortunabhängig und ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit von Teams. Dokumente können gemeinsam standort- und geräteunabhängig bearbeitet werden und genügen dabei den Datenschutzrichtlinien der DSGVO. Digitale Team-Meetings sind unkompliziert umsetzbar und erlauben eine enge Zusammenarbeit, auch wenn die Mitarbeiter nicht gemeinsam im Office anwesend sind. Neben den bekannten Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint bietet die MS-Palette zudem noch weitere Applikationen wie z. B. Bookings oder Planner, die die interne oder externe Zusammenarbeit im Betrieb vereinfachen.
- Outsourcing des Versands von Briefen und Dokumenten
Der Versand von Briefen und Dokumenten kann heute völlig standortunabhängig outgesourct werden. Arbeitsschritte wie das Drucken, Kuvertieren, Frankieren und zur Post bringen von Briefen oder Dokumenten können vollautomatisch von einem externen Dienstleister übernommen werden. Auch personalisierte Aussendungen sind leicht möglich. Der Vorteil: Die Verwaltung wird standortunabhängig und von Arbeiten entlastet, die zeitaufwändig, aber nicht wertschöpfend sind. Zudem spart eine Portooptimierte Versendung Geld und Fehlfrankierungen werden vermieden.
VORTEILE VON DIGITALEN OFFICE-PROZESSEN
- Standortunabhängig
- Geräteunabhängig
- Zuverlässigkeit
- DSGVO-konform
- Hohe Effizienz
- Teamfähig
- Mehr Transparenz
- Mehr Schnelligkeit
