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09. Januar 2019

Beratung ist stets dort am glaubhaftesten, wo sie auf eigener Erfahrung beruht. Auch die Fuldaer Weinrich GmbH & Co. KG berät seine Kunden zu Themen wie Digitalisierung - und weiß wovon sie spricht: Denn in der fast 100jährigen Historie hat sich das Unternehmen Schritt für Schritt vom Händler für Rechenmaschinen und Bürobedarf zum modernen Anbieter für digitales Office-Management transformiert. Weinrich Geschäftsführer Thorsten Diemer verrät sein Erfolgsgeheimnis und gibt Tipps für die digitale Transformation.

Herr Diemer, Weinrich bietet Lösungen für die digitale Transformation. Nicht gerade selbstverständlich für eine Firma, die fast 100 Jahre alt ist, oder?
Ja, das klingt zunächst ungewöhnlich. Auf den zweiten Blick ist es das aber gar nicht: Wer schon so lange auf dem Markt ist, hat es offensichtlich gelernt, mit Veränderungen umzugehen und sich darauf einzustellen.

Wenn Sie auf die Unternehmensgeschichte von Weinrich zurückblicken, welche Lehren können Sie daraus ableiten?
Weinrich wurde 1925, also nach dem ersten Weltkrieg und in sehr schwierigen Zeiten gegründet. Das erforderte viel Mut und war zugleich ein klares Bekenntnis zum Fortschritt! Dem sind wir über all die Jahre hinweg treu geblieben. Ohne Mut und den Willen, sich weiterzuentwickeln und kontinuierlich neu zu erfinden, überlebt keine Geschäftsidee.

Können Sie ein Beispiel nennen für so eine Neuerfindung?
Nun, kaum etwas hat sich in den letzten Jahren so stark verändert wie der Büroarbeitsplatz. Das haben wir natürlich zu spüren bekommen: Gerade haben wir noch gute Geschäfte mit Kugelkopfschreibmaschinen gemacht und plötzlich – mit Aufkommen der Computer – war unsere Expertise darin völlig wertlos. Ähnlich bei Diktiergeräten, die heute niemand mehr braucht. Oder: Kostete vor 20 Jahren ein großes Kopiergerät noch 10.000 DM, gibt es Multifunktionssysteme heute schon ab 2.000 EUR. Wir mussten uns also immer wieder neu orientieren, um eine Zukunft zu haben.

Ist die „Computer-Revolution“ in den 1980ern mit der heutigen „digitalen Revolution“ vergleichbar?
Ja und nein, denn der Computer hat damals in seiner ersten Phase ja nur ein Gerät, nämlich die Schreibmaschine ersetzt. Die heutige Digitalisierung betrifft weniger Geräte als Prozesse und ist viel komplexer. Die Herausforderung, vor der Unternehmer jeder Branche heute stehen, ist, Prozesse zu überdenken, zu optimieren und mehr Raum für ihre eigentliche Wertschöpfung zu schaffen. Aber natürlich steht die Wirtschaft auch heute wieder vor einem großen Umbruch, genau wie in den 80er/90er Jahren, als Computer die Arbeitswelt umkrempelten. Weinrich hat sich schon sehr früh vom reinen Händler zum Dienstleister für Office Management entwickelt. 

Wie bewerten Sie diesen Schritt heute?
Das war goldrichtig und ganz wichtig für uns. Diese Transformation erlaubt es uns heute, ein Stück weit gelassener z. B. auf den Onlinehandel zu schauen, da wir uns früh genug differenziert haben und uns damit nicht messen müssen. 

In welchem Bereich haben Sie Ihre Kompetenz im Laufe der Zeit ganz neu aufbauen müssen?
Ganz klar im Bereich der IT. Heute ist ein Büro ohne IT-Netzwerk und technische Geräte undenkbar, aber natürlich gab es auch hier eine Übergangszeit. In dieser Phase mussten wir mit unserem Wissen vor dem Markt sein, denn nur so konnten wir unseren Kunden sagen, was sie machen sollten. Das war eine echte Herausforderung, aber gleichzeitig auch sehr spannend, denn man konnte den Fortschritt wirklich mitgestalten. Das ist heute übrigens nicht viel anders.

Wie haben Sie es geschafft Ihre Mitarbeiter auf die neuen Anforderungen vorzubereiten?
Unsere Mitarbeiter sind ganz klar der Schlüssel zu unserem Erfolg. Nur wenn sie zufrieden und motiviert sind, kann Change-Management funktionieren.
Wir haben daher sehr früh damit begonnen, unser Team stetig weiterzubilden und setzen auf eine qualitativ hochwertige Ausbildung im eigenen Haus. Wir schätzen diese Mischung aus älteren, erfahrenen Mitarbeitern und jungen, neugierigen Kollegen. Jeder kann von jedem lernen, jeder muss nur bereit dazu sein. Im Bereich IT ist mehr als die Hälfte unseres Teams jünger als 30 Jahre alt.

Und auf Kundenseite? Wo ist dort aktuell der größte Beratungsbedarf? 
Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen ihre Prozesse in den Griff bekommen. Denn dort verbirgt sich oft sehr viel Optimierungspotenzial. Wenn wir mit unseren Kunden sprechen, hinterfragen wir ihre Arbeitsschritte, zeigen die Ist-Kosten auf und stellen die Soll-Kosten eines digitalisierten Workflows gegenüber. Das liefert dann meist ein sehr eindeutiges Bild. Ohne einen Blick von außen fällt es Unternehmen aber oft schwer dieses Potenzial zu erkennen.

Was raten Sie Unternehmen, die sich für die Zukunft rüsten wollen?
Wenn es um das Thema Digitalisierung geht, habe ich einen ganz einfachen und pragmatischen Rat: Einfach anfangen! Die Digitalisierung ist kein Projekt, das irgendwann abgeschlossen sein wird, sondern ein fortlaufender Prozess. Und niemand kann alles auf einmal anpacken. Nehmen Sie sich heute den Rechnungseingangs-Workflow vor, danach optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement und im nächsten Schritt sollten Sie vielleicht darüber nachdenken, Ihr Procurement bzw. Ihren Einkauf über eine zentrale Bestellplattform abzuwickeln. So geht Digitalisierung.

Und wenn Sie Ihr Unternehmen ansehen: Wie sieht es da aus in Sachen digitale Transformation?
Wir sind auf einem sehr guten Weg, würde ich sagen – und Vorreiter für unsere Kunden. Wir nutzen unsere Lösungen natürlich selbst und das in einer sehr hohen Automatisierungsstufe. Ein Beispiel: Digitale Eingangsrechnungen werden bei uns automatisiert erfasst, automatisch mit der Warenwirtschaft abgeglichen und automatisch freigegeben. Wenn alles passt, erfolgt daraufhin die automatisierte Einleitung in den Bezahlprozess. Besser kann so ein Rechnungsworkflow nicht laufen.

Gibt es einen Auftrag, auf den Sie besonders stolz sind?
Auf jeden einzelnen! Das Schöne an unserer Tätigkeit ist ja, dass kein Projekt dem anderen gleicht. Zwar setzen wir beim Kunden Standard-Lösungen ein, deren Konfiguration ist aber immer höchst individuell. In Fulda konnten wir Unternehmen wie Mehler, tegut oder die VR Bank für uns gewinnen, auch in Thüringen und in ganz Hessen wachsen wir. 

Künstliche Intelligenz (KI) ist eine der nächsten großen Verheißungen der Zukunft. Beschäftigen Sie sich mit dem Thema?
Ja, das tun wir. Aktuell erarbeiten wir z. B. ein Konzept, mit dem wir die Wartung unserer Systeme bei den Kunden besser planbar oder sogar vorhersehbar machen können. Man muss sich das so vorstellen: Die Systeme, die unsere Kunden nutzen, liefern uns Daten z. B. zum Verbrauch, über Zählerstände, aber auch Fehlermeldungen. Aus unserer Warenwirtschaft wissen wir, was bei welcher Fehlermeldung zu tun ist. Aus beiden Informationen möchten wir eine Vorhersage ableiten können, die es uns ermöglicht, das System so zu warten, dass es gar nicht erst zu einem Ausfall kommt.

Wie sehen Sie den Büroarbeitsplatz von morgen?
Ich würde sagen, es kommt darauf an – und zwar auf den Mitarbeiter. Es gibt Trends, die sagen, dass im Büro der Zukunft jeder überall arbeitet, niemand mehr einen festen Platz hat. Damit fühlt sich allerdings nicht jeder wohl. Fest überzeugt bin ich allerdings, dass Raumstrukturen in Zukunft flexibler werden. In und zwischen den Teams muss mehr Austausch stattfinden, und das muss räumlich abgebildet werden – ohne jedes Mal einen Raum buchen zu müssen. Dafür wird es individuelle, kleine Zonen geben, die einen kurzen, schnellen Austausch ermöglichen.

Worin sehen Sie persönlich die größte Herausforderung für die Zukunft?
Die größte Herausforderung wird sein, das eigene Team so zu entwickeln, dass es den Anforderungen der Zukunft gewachsen sein wird. Gute Mitarbeiter finden, halten und weiterqualifizieren, so dass sie zum richtigen Zeitpunkt das Richtige können. Das ist der Schlüssel zum Erfolg.
 

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