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DIGITALISIERTE PROZESSE IM BÜROALLTAG

31. Juli 2018

Wer auf Dauer wettbewerbsfähig bleiben will, muss sein Unternehmen digitalisieren. Doch wo und wie fängt man am besten an? Thorsten Diemer, Geschäftsführer der Weinrich Gruppe und Experte für digitalisiertes Verwaltungsmanagement erklärt, warum man vor der Digitalisierung keine Angst haben muss und welche Vorteile ein digitales Büromanagement bietet.

Herr Diemer, Sie sind Experte für effektives Büromanagement. Inwieweit kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Büroalltag helfen?

Eine softwaregestützte Verwaltung kann verschiedene Aufgabenbereiche unterstützen, nehmen wir zum Beispiel das Vertragsmanagement: In einem Unternehmen gibt es eine Vielzahl an Verträgen – Handyverträge, Mietverträge, Leasingverträge. Die sind natürlich irgendwo abgelegt, es kümmert sich aber niemand aktiv um sie. Dabei ist es wichtig, Kündigungsfristen im Auge zu behalten, Zeitpunkte zu bestimmen, wann Nachverhandlungen sinnvoll sind etc. Ein Tool zur Verwaltung von Verträgen, das automatisiert aufpoppt, wenn Handlungsbedarf besteht, ist für viele Unternehmen daher von großem Nutzen. 

Kann ein DMS auch modular umgesetzt werden?

Ja. Es gibt für jedes Thema, sei es Lohnbuchhaltung, Lieferanten-, Personal- oder Vertragsmanagement ein Modul, das separat genutzt werden kann. Diese vertikalen Lösungen sind ein großer Vorteil, denn es gibt ja auch Bereiche in Unternehmen, die schon perfekt funktionieren und nicht verändert werden müssen. 

Müssen Unternehmen befürchten, dass durch die Digitalisierung ihrer Verwaltung gleich ihr ganzes Business umgekrempelt wird?

Nein, denn es macht keinen Sinn, gleich alles auf einmal umzustellen. Stattdessen schaut man sich an, wo der Schuh am meisten drückt und fängt eben dort an: in der Verwaltung beispielsweise beim Rechnungseingangsworkflow. Dort implementiert man dann genau für dieses Thema eine Lösung und nimmt sich anschließend das nächste Thema vor. Das ist keine Hexerei – auch nicht für die Mitarbeiter.

Worin liegt Ihrer Meinung nach der größte Nutzen eines DMS?

Es erhöht die Produktivität im Unternehmen, weil es Prozesse effektiver macht und Zeit für wertvollere Tätigkeiten freisetzt. Mitarbeiter haben ja andere Aufgaben, als nur Rechnungen von A nach B zu tragen und Freigaben einzufordern. Als Konsequenz hilft ein DMS, die Wertschöpfung im Unternehmen zu steigern. Auch der Kunde profitiert, wenn Außendiensttätigkeiten transparent und zeitnah abgerechnet werden. Gleichzeitig hilft eine digitalisierte
Verwaltung Kosten zu sparen.

Können Sie dazu ein Beispiel nennen?

Nehmen wir den Rechnungseingang. Bei vielen Unternehmen braucht eine eingehende Rechnung bis zur Zahlung oft deutlich länger als 14 Tage. Dann kann es passieren, dass Skonti verstrichen sind, Mahngebühren fällig werden und die Beziehung zum Lieferanten leidet. Ein digitalisierter Rechnungseingangs-Workflow dagegen benötigt in der Regel nur drei Tage. Über das Tool wird dann unter anderem auch geregelt, wer einen kranken Mitarbeiter vertritt. Darüber hinaus wird der Prozess transparent abgebildet, man erhält einen schnellen Überblick, wo sich welcher Beleg befindet und ob der Bearbeitungsprozess überfällig ist. 

Aus Ihrer Erfahrung: Wissen Unternehmen immer, wie viel Optimierungspotential es in ihren Verwaltungsprozessen gibt?

Ganz klar nein! Es gibt sehr oft einen richtigen „Aha-Effekt“. Etwa wenn das Unternehmen plötzlich Kosten spart, weil dauerhaft Skonti genutzt werden können oder Tätigkeiten von Außendienstmitarbeitern schneller fakturiert werden. Oder wenn Urlaubsgenehmigungen dann nicht mehr über fünf  verschiedene Schreibtische laufen müssen. Abgesehen davon sind manuelle Prozesse meist auch sehr fehleranfällig. Hier mit einem Dokumenten- managementsystem zu arbeiten, erhöht die Qualität sowohl bei internen als auch bei externen Prozessen. 

Mitarbeiter sehen in der Digitalisierung oft eine Arbeitsplatzbedrohung. Ist das berechtigt?

Aus meiner Erfahrung ist diese Sorge in der Regel nicht berechtigt. Unternehmen mit digitalisierten Prozessen sind meist sehr viel wettbewerbsfähiger als die Konkurrenz, haben daher auch mehr Aufträge und brauchen ihre Mitarbeiter. 

Wie gehen Sie vor, wenn ein digitales DMS eingeführt werden soll?

Wir schauen uns die Prozesse im Unternehmen an, suchen die passende Software-Lösung aus und implementieren sie. Ein Rechnungsworkflow muss ja beispielsweise nicht in jedem Unternehmen neu erfunden werden. So schaffen wir schnell Erfolgserlebnisse, justieren eventuell nach und haben am Ende motivierte Mitarbeiter, die ein sehr gut funktionierendes System nutzen.


Wie lange dauert die Einführung?

Das geht sehr schnell: Alles zusammen, das heißt inklusive Beratung, Installation der Software und Schulung der Mitarbeiter, dauert in der Regel wenige Tage.


Sind Dokumentenmanagementsysteme für jedes Unternehmen sinnvoll?

Ich würde sagen, ab einer Unternehmensgröße von 20 Mitarbeitern aufwärts lohnt sich ein DMS. Und ehrlich gesagt fällt mir keine Branche ein, für die ein solches System nicht sinnvoll wäre.

Wie lange dauert es, bis sich ein DMS amortisiert hat? 

Projekte, die wir in der Vergangenheit umgesetzt haben, haben sich in der Regel binnen 12 Monaten amortisiert.

 

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