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Die Sparkasse Jena-Saale-Holzland senkt Sachkosten durch zentrale Beschaffung von Büromaterial

Im Interview erklärt Mike Neubert, Leiter zentrale Dienste/Allgemeine Verwaltung bei der Sparkasse Jena-Saale-Holzland wie Weinrich die Bestellprozesse optimiert.

Herr Neubert, über wie viele Filialstandorte verfügt die Sparkasse Jena aktuell?

Wir haben derzeit 17 Standorte: 11 Beratungsfilialen, wie man sie klassisch kennt, zudem 5 Servicestellen und ein Kompetenzcenter für Themen wie Versicherungen oder Baufinanzierungen.
Ich bin in der Hauptstelle hier in Jena als Leiter Zentrale Dienste/Allgemeine Verwaltung tätig. Ich habe u.a. den Auftrag, für die Sparkasse Jena signifikant die Sachkosten zu senken.

Arbeitet jede Filiale autark, d. h. ist jede Filiale für sich selbst verantwortlich?

Es wird alles zentral organisiert, z.B. auch Büro- und Marketingartikel. Die Filialen können bedarfsweise auf die Artikel zugreifen. Dafür gibt es einen standardisierten Katalog für die gesamte Sparkasse Jena. Das Sortiment ist vordefiniert. Bei der Sachkostenoptimierung schauen wir gerade, wo wir gegebenenfalls nochmal straffen und für mehr Transparenz sorgen können, wie Filialen mit weniger oder anderen Artikeln zurechtkommen.
Damit schaffen wir gerade ein gemeinsames Verständnis für die Optimierung der Sachkosten. Wobei uns der Online-Shop von Weinrich extrem mit der Möglichkeit hilft, Sortimente zurecht zu zurren. Die Firma Weinrich ist für Sie heute ein wichtiger Partner bei der Bereitstellung der täglichen Verbrauchsmaterialen in jeder Filiale.

Wie sind Sie eigentlich auf die Firma Weinrich aufmerksam geworden? 

Ich war zuvor in der Sparkasse Jena mit Firmenkundenbetreuern in intensivem Kontakt. Dadurch war uns auch das Geschäftsmodell
von Weinrich als Firmenkunde unseres Hauses bekannt. So haben wir uns mit Weinrich nicht nur als Kunde der Sparkasse,
sondern als potentiellen Dienstleister für die Sparkasse Jena unterhalten. Natürlich haben auch andere Wettbewerber versucht, den Fuß bei uns in die Tür zu bekommen, aber es wurde uns nie das Paket angeboten, das Weinrich geschnürt hat.

Warum haben Sie sich für Weinrich als Dienstleister entschieden?

Das Gesamtpaket war entscheidend, und auch immer wieder die Möglichkeit, individuelle Anforderungen einfließen lassen zu können. Diese wurden aufgenommen und Weinrich ist mit uns in den Dialog getreten und hat das Für und Wider dargelegt. So wurden einige Wünsche realisiert, manche
nach den Best-Practice-Empfehlungen von Weinrich umgesetzt. Was gut ist, dass sich Weinrich auf Wünsche einlässt und stets
offen für Innovationen ist. Natürlich gibt es bestimmte Standards, die nicht individualisiert werden können, aber es war stets ein konstruktiver Austausch auf Augenhöhe.

Wie hatten Sie bisher den Einkauf und die Versorgung aller Filialen mit den notwendigsten Büromaterialen organisiert?

Wir hatten ein eigenes Materiallager, dort auch Mitarbeiter beschäftigt, und im Prinzip gab es zwei Anwendungen: die Materialverwaltung,
um Bestände zu kontrollieren und Nachbestellungen auszulösen usw. Zudem hatten die Filialen die Möglichkeit, über eine strukturierte E-Mail-Bestellung
eine Material-Order auszulösen. Ein Materialverwalter war für die Marktbeobachtung zuständig, ob es Artikel auch günstiger gibt – ohne jedoch dabei auf die Prozesskosten zu achten.

Welche Weinrich-Services nutzen Sie?

Wir verwenden bereits das eProcurement bis zu einem gewissen Grad. Wir bestellen voll elektronisch und Weinrich stellt uns die Rechnung. Aber um den Kreislauf komplett zu schließen, sind wir noch nicht soweit. Da sehen wir noch Potenziale, die aufgrund der Prozesse mit dem Rechnungswesen abzustimmen sind. Mit dem Schritt zu Weinrich haben wir unser eigenes Lager aufgelöst und nutzen das von Weinrich für unsere Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Marketingunterlagen, inklusive der Weinrich-Logistik. Wir nutzen darüber hinaus den Multilieferantenshop: Hier haben wir beispielsweise einen Lieferanten unseres Hauses, der die Versorgung mit Getränken für die Kundenbewirtung und zum Teil auch für die Mitarbeiter sicherstellt, auf die Weinrich-Plattform integriert. Die Getränke können nun online über den Weinrich-Shop direkt beim Lieferanten bestellt werden.

Letztlich geht es ja bei nahezu allem um Bestellprozesse. Ist für Ihre Mitarbeiter jetzt alles einfacher und transparenter?

Die Mitarbeiter sind nach einer gewissen Einarbeitungszeit jetzt vollends zufrieden. Vor allem die schnelle und flexible Lieferung von Artikeln kommt bei den Kollegen sehr gut an – selbst bei kleinen Bestellmengen. Da wird einfach mal schnell gehandelt. Der Weinrich-Shop stellt auch eine bequeme
und Dank der Artikelbilder auch sehr komfortable Lösung für unsere Mitarbeiter dar, denn sie müssen nicht mehr lange nach den richtigen bzw. passenden Artikeln suchen. Die Auslösung einer Bestellung erfolgt viel schneller und spart Zeit. Die Akzeptanz, dass das Sortiment so ist, wie es ist, ist sehr gut. Weinrich lagert für Sie u. a. sämtliche Marketingartikel der Sparkasse Jena.

Wie profitieren Sie von dieser Weinrich-Lösung? 

Der Nutzen resultiert aus einer deutlichen Vereinfachung der Prozesse. Und nicht zu vergessen die Kosteneinsparung in der nicht mehr notwendigen eigenen Lagerhaltung und Direktbelieferung der Filialen. Sie nutzen ja auch die automatisierte Visitenkartenbestellung von Weinrich. Ja, auch hier ist Weinrich mittlerweile unser erster Ansprechpartner. Für uns ist es elementar wichtig, dass alle Visitenkarten das gleiche Layout haben. Hinsichtlich
der Farbe, Logo-Platzierung, Schriften etc. muss der Style Guide eingehalten werden. Seit die Visitenkartenbestellung in den Workflow des Weinrich-Shops eingebunden wurde, haben wir keinen Wildwuchs mehr. Die Bestellung selbst hat sich ebenfalls vereinfacht: Zukünftig wird am
Ende des Workflows mit zwei Klicks über ein Rollen-Rechte-Konzept die Bestellung geprüft bzw. freigegeben und ausgelöst –kein Mail-Ping-Pong mehr.

Vielen Dank für das Interview, Herr Neubert.

Wir gestalten auch Ihre Büroarbeit einfacher.

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MGW Office Supplies

Die Weinrich-Gruppe ist Partner der MGW Office Supplies, ein Zusammenschluss inhabergeführter Handelsunternehmen der Bürowirtschaft mit mehr als 750 Mitarbeitern. Die MGW zählt zu den marktführenden Gruppierungen der Branche.

Computer Compass Gruppe

Die Weinrich-Gruppe ist auch Partner der Computer-Compass-Gruppe. Ein Zusammenschluss mittelständischer Systemhäuser mit über 4.000 Mitarbeitern im Bereich IT Managed Services, Consulting, Projektmanagement, Betreuung und Support von IT-Systemen und Paper-Output-Konzepten.