Zentrale Einkaufsplattform für mehr Effizienz bei der VR Genossenschaftsbank Fulda eG

Die Handhabung von Marketing- und Verbrauchsartikeln für ein Unternehmen mit mehreren Filialen ist eine Herausforderung – sowohl hinsichtlich Einkauf, Abrechnung und Lagerhaltung – als auch wenn es um die anschließende Verteilung der Waren geht. Die VR Genossenschaftsbank Fulda eG nutzt in Sachen eProcurement die technische Lösung von Weinrich und hat damit nicht nur die Beschaffung ihrer Marketing- und Verbrauchsartikel erheblich vereinfacht, sondern spart auch Zeit und Geld.

In der Fuldaer Bankenlandschaft zählt die VR Genossenschaftsbank zu den bekanntesten und traditionsreichsten Kreditinstituten. In ihren 12 Filialen und der Hauptstelle in Fulda beschäftigt das Unternehmen rund 260 Mitarbeiter. Um die Beschaffung von Banken- und Marketingartikeln, Vordrucken, Büromaterialien oder auch Bewirtungsartikeln und Kundengeschenken effizienter zu gestalten, führte die VR Genossenschaftsbank Fulda 2014 ein elektronisches Beschaffungssystem ein.

Umgesetzt wurde das System von den Experten von Weinrich.

Vr Genossenschaftsbank Fulda

B2B-Bestellplattform auch für regionale Lieferanten

Herzstück des eProcurement Systems von Weinrich ist ein standardisierter Online B2B-Shop, dessen Sortiment aus einer Mischung aus vereinheitlichten und kundenindividuellen Produkten besteht. So sind gängige Büroartikel ebenso im zentralen Katalog vorhanden wie auch Produkte von regionalen Lieferanten. Für die VR Genossenschaftsbank Fulda wurde z.B. das Antoniusheim Fulda als Drittanbieter in den Shop integriert. Mitarbeiter können nun aus einem vordefinierten Sortiment wählen und online direkt über den Weinrich-Shop bei allen Lieferanten bestellen. „Die Möglichkeit, unsere langjährigen, regionalen Lieferanten in den Shop einbinden zu können, war uns besonders wichtig“, erinnert sich Thomas Heil, Leiter Unternehmensservice/-steuerung bei der Genossenschaftsbank Fulda. Durch die neue Lösung brauchen Thomas Heil und sein Team auch nicht mehr die Preise der Standard-Verbrauchsartikel im Blick behalten, denn darum kümmert sich ebenfalls Weinrich. „Für uns bietet die Plattform viele Vorteile und durch die Schnittstelle zu unserer Finanzbuchhaltung ist unser Beschaffungswesen nachvollziehbar und kontrollierbar“. Auch das Management nachweispflichtiger Geschenke kann über die neue Plattform gesetzeskonform und völlig transparent dargestellt werden. 

Automatisierte Prozesse für mehr Produktivität

„Die Einführung eines zentralen Bestellshops für Marketing- und Verbrauchsartikel war ein wichtiges Puzzleteil in unserem Bestreben durch Standardisierung von Bearbeitungsprozessen und Nutzung vorhandener Kostensenkungspotenziale, unsere Produktivität zu verbessern“, erklärt Thomas Heil. War die Beschaffung und Ausgabe der Marketing- und Verbrauchsartikel bei der VR Genossenschaftsbank Fulda vormals sehr personalintensiv, bestellen heute die Filialmitarbeiter selbst, sollte beispielsweise ihr Vorrat an Werbebroschüren oder Geldbanderolen zur Neige gehen. So kann jede Abteilung direkt einen Bestellvorgang auslösen, ohne ihren Bedarf umständlich erst einer  für den Einkauf zuständigen Person mitteilen zu müssen. Durch vorab im System hinterlegte  Benutzerberechtigungen weiß der Shop dabei ganz automatisch, welcher Mitarbeiter was und in welcher Menge bestellen darf, ob Genehmigungen einzuholen sind und bei wem. Die Rechnungen wiederum werden automatisiert und in Kostenstellen aufgeteilt generiert und über eine Import-Schnittstelle in die Buchhaltung geleitet.

Lieferung direkt an den Schreibtisch

Auch mit der Materialausgabe bzw. dem Transport der Artikel haben die Mitarbeiter der VR Genossenschaftsbank Fulda nun nichts mehr zu tun: „Die Logistik und Verteilung der Waren übernimmt für uns das Team von Weinrich“, erklärt Thomas Heil. Damit hat das Unternehmen auch die Bevorratung der Waren ausgelagert und kann die wertvollen Lagerflächen jetzt für andere Zwecke nutzen. „Die Fahrer von Weinrich kennen unsere unterschiedlichen Öffnungszeiten, die Wege in die einzelnen Abteilungen und stellen die bestellten Waren auf Wunsch direkt auf den Schreibtisch“, ergänzt Thomas Heil. „Damit haben wir einen Beschaffungsprozess etabliert, der unseren Mitarbeitern maximalen Komfort bei minimalem Aufwand bietet.“ Beliefert werden Hauptstelle und Filialen über das große Weinrich Zentrallager in Erfurt. Taggleiche Belieferung kann ebenfalls angeboten werden. 

Fortschritt lohnt sich

„Wir sind sehr zufrieden mit dem eProcurement System von Weinrich“, resümiert Thomas Heil von der VR Genossenschaftsbank Fulda den Erfolg des Projektes. Insgesamt bewertet das Unternehmen die Kosten-Nutzen-Relation der Einführung des Bestellshops als sehr vorteilhaft. „Für unsere Bank ist die Nutzung der Bestellplattform ein echter Fortschritt, die Mitarbeiter haben sich schnell daran gewöhnt und kommen mit dem Shop sehr gut zurecht“, bestätigt Thomas Heil. Auch mit der Umsetzung des Projekts ist das Kreditinstitut sehr zufrieden. „Auch wenn zu Beginn schon ein gewisser Einführungsaufwand nötig war, so hat er sich doch für uns voll und ganz gelohnt.“ Auf dem Weg zu einem prozessoptimierten Unternehmen
ist die VR Genossenschaftsbank Fulda nun einen ganzen Schritt weiter.

eProcurement by Weinrich – die Vorteile auf einen Blick

  • Zentraler Bestellkatalog mit vordefinierten Benutzerrechten

  • Zentrales Lieferantenmanagement inklusive Konditionen etc.

  • Integration von Drittanbietern wie regionalen Lieferanten möglich

  • Automatisierte Prozesse von der Bestellung über Logistik bis hin zum Kostenstellenmanagement

  • Optimierung der Prozesskosten durch Automatisierung

  • Bessere Nutzung von Flächen durch Auslagerung von Lagerhaltung

  • Hohe Transparenz für Mitarbeiter, Buchhaltung und Unternehmen

  • Direkte Zustellung der Waren durch Weinrich Lieferdienst