Was ist ein
papierloses Büro?

Das Wichtigste vorab: Das papierlose Büro beendet weitestgehend die Zettelwirtschaft aus Dokumenten und Notizen. Mit der Digitalisierung von Dokumenten wird also Ordnung und Effizienz in die Verwaltung gebracht – der Kern des papierlosen Unternehmens.

Warum reduziert das Arbeiten mit Papier die Produktivität, die operative Effizienz und warum kostet es Unternehmen ziemlich viel Geld? Weil Papier einfach umständlicher ist. Das papierlose Arbeiten bietet zahlreiche Möglichkeiten, mithilfe moderner Technologien ein hohes Maß an Ressourcen einzusparen.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) kommen Sie in den Genuss all dieser und weiterer Vorteile. Das papierloses Büro ist der erste Schritt in Richtung der digitalen Transformation Ihres Unternehmens.

Was heisst eigentlich
papierlos?

Hardware Software Development

Prozesse automatisieren

Manuelle Prozesse werden automatisiert. So wird beispielsweise ein passendes Dokumentenmanagementsystem etabliert, um abteilungsübergreifende einheitliche Workflows zu schaffen.

Hardware Software Install

Digitalisierungssoftware

Mit der passenden Software für digitale Workflows können Sie jederzeit und überall mit jedem Gerät auf die Dokumente zugreifen. Dies ist insbesondere praktisch, wenn Sie über mehrere Standorte verfügen oder Ihre Mitarbeiter einen Remote-Zugriff benötigen.

Safe Database

Digitale Ablage

Akten, Ordner und Dokumente werden gescannt, indexiert und für einen einfachen Zugriff sicher in einem zentralen Verzeichnis gespeichert.

Cloud Connection

Dokumente digitalisieren

Dokumente in Papierform werden mithilfe einer Software in elektronische Dokumente umgewandelt.

Die Vorteile und Potenziale
eines modernen papierlosen Unternehmens

Durch die Digitalisierung von Dokumenten und interner papierbasierter Workflows können Sie so einiges einsparen und gleichzeitig Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern: Sie werden schneller, agiler und kundenorientierter, somit produktiver in der Verwaltung.

Senkung der Kosten​

Gesteigerte Produktivität

Sicherheit und Compliance

Erhöhung der Nachhaltigkeit

Ihr Weg zum
papierlosen Unternehmen

Digitalisierung muss passen

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie macht nur dort Sinn, wo sie Nutzen stiftet. Die Herausforderung liegt darin, die in ihr schlummernden Potenziale und Chancen in jedem Unternehmen so aufzuspüren, dass sie für das Unternehmen passen – und realisierbar sind.

Das Schöne dabei: Digitalisierung muss nicht auf einmal passieren. Viel besser ist häppchenweise. Dann lässt sie sich auch leicht verdauen. Aber wie fängt man an?

Das ist eine Frage, die Unternehmer aus der Innensicht heraus oft schwer beurteilen können. Die Antwort: mit einem Experten, der Ihr Vertrauen genießt. Einem Experten, der Ihnen einen Überblick über Ihre Möglichkeiten und Potenziale verschafft und dabei stets den Erfolg Ihres Unternehmens im Blick behält.

Weinrich als Spezialist für die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen entwickelt für Ihr Unternehmen ein maßgeschneidertes Realisierungskonzept, das nicht nur einen glasklaren Nutzen stiftet, sondern auch verhältnismäßig ist und Investitionssicherheit bietet.

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So realisiert Weinrich
Digitalisierungs-projekte

1. Schritt: Zuhören, analysieren, verstehen

Wo in Ihrem Unternehmen die Verbesserungspotenziale liegen, ist von außen betrachtet viel leichter zu erkennen. Für Experten, die schon viele vergleichbare Unternehmen von innen gesehen haben, erst recht. Dennoch ist jedes Unternehmen anders, hat unterschiedliche Anforderungen und Prozesse. Deshalb gehört zu jedem Weinrich Digitalisierungsprojekt immer eine detaillierte Bestandsaufnahme. Und zwar mit allen betroffenen Abteilungen und mit den Mitarbeitern, die sich wirklich auskennen.

2. Schritt: Erkennen, empfehlen, konzeptionieren

Das Ergebnis ist eine detaillierte Sicht auf Ihre Prozesse und Anforderungen. Deutlich werden z. B. Redundanzen, zu langwierige und intransparente Prozesse oder Stellen, die mit Arbeiten belastet sind, die kaum Wertschöpfung bringen. Weinrich erstellt daraus ein maßgeschneidertes Realisierungskonzept und empfiehlt Maßnahmen, die sowohl in Ihr Budget als auch in Ihre bestehende IT-Landschaft passen. Übrigens muss auch längst nicht alles umgekrempelt werden: Selbst analoge Prozesse können manchmal so gut funktionieren, dass eine digitale Adaption überhaupt nicht nötig wäre.

3. Schritt: Planen, umsetzen und gemeinsam wachsen

Anhand eines klar formulierten Umsetzungsplans erfolgt die Realisierung Ihrer Transformationsschritte. Weinrich vernetzt Ihre Mitarbeiter, Technologien und Kompetenzen so, dass sich Effizienz, Wachstum und bessere Kundenerlebnisse von ganz allein einstellen. Digitalisierung entlastet Ihre Mitarbeiter nachhaltig und schafft so den nötigen Freiraum, um das Unternehmen weiterzuentwickeln.

Dokumentenmanagementsystem oder Enterprise Content Management

Worin liegt der Unterschied?

Während ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sich um die sichere und effiziente Verwaltung von digitalen Schriftstücken kümmert, ist ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) medienübergreifend für den gesamten Unternehmens-Content zuständig. Das DMS ist ein Bestandteil des ECM, ECM geht über die bloße digitale Archivierung von Dokumenten hinaus. Es stellt ein umfassendes intelligentes Informationsmanagement dar.

Dokumentenmanagementsystem

Verwaltung elektronischer Dokumente

Unter diesem Begriff versteht man in der Regel ein IT-System zur Verwaltung und Verarbeitung elektronischer Dokumente. In dieser Definition geht ein Dokumentenmanagement-System über die elektronische Archivierung von Dokumenten hinaus, denn es lassen sich damit auch dokumentenbasierte Geschäftsprozesse digital steuern.

Enterprise-Content-Management

Verwaltung des gesamten Unternehmens-Content

Der Begriff des Enterprise-Content-Managements (ECM) geht über den DMS-Begriff hinaus, indem er sämtliche relevanten Daten und Informationen eines Unternehmens – also nicht nur Dokumente im klassischen Sinne – umfasst. In einem ECM-System können also sowohl Dokumente als auch andere Daten und Informationen digital gespeichert, verwaltet und weiterverarbeitet werden

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