Was versteht man unter Dokumenten-management-system?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein IT-System zur Verwaltung und Verarbeitung elektronischer Dokumente wie E-Mails, Rechnungen, Verträge etc. Es geht über die elektronische Archivierung von Dokumenten hinaus, denn es lassen sich damit auch dokumentenbasierte Geschäftsprozesse digital steuern

So profitieren Sie von
den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems

All die Vorteile steigern die Arbeitsproduktivität, sparen Arbeitszeit und Geld und vereinfachen die Workflows.

In fünf Schritten zum digitalen Dokumenten-management

Digitales Dokumentenmanagement lässt sich in einem Prozess darstellen, der in fünf Schritte unterteilt werden kann – vom Erfassen der Informationen auf einem Dokument über deren Speicherung und Archivierung bis hin zur Weiterverarbeitung in unterschiedlichen Geschäftsprozessen.

1. Schritt: Erfassen und Scannen

Grundlage für digitales Dokumentenmanagement ist das Scannen von Papierdokumenten bzw. das Erfassen bereits in elektronischer Form vorliegender Dokumente. Mit Hilfe softwarebasierter Zeichen- und Texterkennungssysteme (OCR) werden die Informationen auf einem Dokument digital nutzbar gemacht.

2. Schritt: Informationsverarbeitung

Nach der Erfassung der Informationen muss ein Dokument korrekt klassifiziert werden, damit man es leicht wiederfindet. Anhand verschiedener Kriterien (Erstellungsdatum, Autor, Referenz, Textinhalt, Geschäftsdaten usw.) wird jedes Dokument genau beschrieben, mit den entsprechenden Zusatzinformationen versehen und an der richtigen Stelle im DMS abgelegt.

3. Schritt: Sichere Datenablage

Die Ablage eines Dokuments im Dokumentenmanagementsystem erfolgt gemäß unternehmensinternen Compliance-Richtlinien sowie im Einklang mit gesetzlichen Anforderungen an Aufbewahrung und Datensicherheit (GoBD) sowie an den Datenschutz (EU-DSGVO).

4. Schritt: Zugriffssteuerung

Über Zugriffskontrollen und ein Berechtigungssystem wird die Sicherheit der im Dokumentenmanagementsystem abgelegten Dokumente zusätzlich erhöht. Steuern lassen sich die Zugriffe für einzelne Funktionen, Dokumente oder ganze Bereiche des DMS.

5. Schritt: Prozessautomatisierung

Die Automatisierung von Unternehmensprozessen auf der Grundlage geschäftsrelevanter Dokumente bietet einen entscheidenden Mehrwert moderner DMS-Lösungen. Von der automatisierten Rechnungsverarbeitung über die Digitalisierung von Personalprozessen bis hin zum digitalen Vertragsmanagement können Unternehmen mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems ganzheitlich profitieren.

Unsere
DMS-Leistungen

Zuerst erfassen wir Arbeitsabläufe.

Damit erkennen wir, wie viel Zeit für die Bearbeitung von Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen oder sonstigen Dokumenten aufgewendet wird.

Dann analysieren wir den Ist-Zustand.

Dabei sehen wir, wer in die Arbeitsabläufe eingebunden ist und wie viele. Wir stellen alles detailliert auf, auch die Kosten für die Teil-Workflows.

Anschließend entwerfen wir automatisierte Abläufe.

Durch den Einsatz von smarten Hard- und Softwarelösungen. Dabei stellen wir auch qualitative und quantitative Einsparpotenziale dar.

Zuletzt sprechen wir eine Empfehlung aus.

Wir unterbreiten Ihnen Vorschläge zur Vereinfachung und Verkürzung von Dokumenten-Workflows und erstellen Ihnen eine Investitionsentscheidung.

Dokumenten-management-Lösungen

Unsere intelligenten Softwarelösungen unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens. Vom digitalen Posteingang über das E-Mail-Management bis hin zur Digitalisierung zentraler Fachbereiche – mit uns finden Sie Ihre passgenaue Lösung für Ihre Anforderungen.

Eine Eingangsrechnung durchläuft im Unternehmen meist verschiedene Abteilungen an verschiedenen Standorten. Das kostet Aufwand und Zeit. Mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung lässt sich dieser Prozess beschleunigen.

  • Rechnungseingang: Erfassen und Erkennen von Eingangsrechnungen, egal ob Papierrechnung oder digitale E-Rechnung
  • Rechnungsprüfung: Erfassen und klassifizieren der Rechnungsdaten, Ablage im System
  • Rechnungsfreigabe: automatisierte Weiterleitung zum richtigen Bearbeiter zur Rechnungsprüfung
  • Buchung: Überwachung von Zahlungs- und Skonto-Fristen
  • Rechtskonforme Archivierung und Rechnungscontrolling

Verträge, die Sie digital verwalten, können digital bearbeitet und unterschrieben werden. Vorbei ist das lästige Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen und wieder Ablegen.

  • Vertragsanbahnung: Zugriff auf Vorlagen, automatisierte Freigaben und digitales Unterzeichnen
  • Vertragsverwaltung: Verwaltung der Verträge an einem zentralen Ort mit Option auf mobilen Zugriff
  • Vertragspflege: Laufzeiten kontrolliert im Blick, optional mit automatisierter Verlängerung oder Kündigung
  • Vertragscontrolling: Übersichtliche Darstellung der Fristen und Zahlungspläne

Eingehende Rechnungen, Bestellungen, Krankmeldungen, Verträge und vieles mehr erreicht Unternehmen tagtäglich auf unterschiedlichen Wegen – per E-Mail, klassisch in Papierform oder immer noch per Fax. Mit mehr Ordnung bewältigen Sie das weiter steigende Postaufkommen am besten.

  • Zentraler Posteingang: Eingehende Dokumente können über die Anbindung unterschiedlicher Input-Kanäle erfasst und an Ihr ECM-System übergeben werden.
  • Klassifikation und Datenanalyse: Der Belegtyp wird ermittelt und für die weitere Bearbeitung werden die erforderlichen Informationen direkt vom Dokument gelesen.
  • Zuordnung zum Fachbereich: Dokumente werden in die Posteingänge einzelner Fachbereiche verschoben.
  • Übergabe an Geschäftsprozesse: Fachliche Bearbeitung des Dokuments bzw. des entsprechenden Geschäftsprozesses erfolgen. Falsch zugeordnete Dokumente können in die Posteingänge anderer Fachbereiche verschoben werden.

Egal ob Krankmeldung, Rentenbescheid oder Zeugnis, organisieren Sie alle Personaldokumente an einem digitalen und vor allem sicheren Ort. Verwalten Sie sämtliche Informationen revisionssicher und nutzen Sie vorgefertigte Prozesse für eine einfache und effektive Mitarbeiterverwaltung. Sämtliche Daten und Dokumente sind für HR-Mitarbeiter auf Knopfdruck vollständig verfügbar.

Sie ist speziell auf die Bedürfnisse bei der täglichen Arbeit von Verwaltungen und Behörden ausgelegt. Mit der E-Akte für die öffentliche Verwaltung und der automatisierten Vorgangsbearbeitung steigern Sie die Effizienz Ihres Verwaltungshandelns. Gleichzeitig erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen gemäß dem E-Government-Gesetz (EgovG).

  • Rechtliche Archivierungsvorschriften werden problemlos eingehalten. Sensible Dokumente werden sicher übertragen und Akten revisionssicher archiviert.
  • Die Verwaltungsarbeit wird durch einen deutlich reduzierten manuellen Aufwand signifikant erleichtert. Gleichzeitig lassen sich die Arbeitsabläufe optimieren und effektiver gestalten.
  • Die nahtlose Integration in bestehende Systeme erleichtert dem Anwender die Umstellung auf die elektronische Aktenführung mit ELO. Die Arbeitsweise wird deutlich vereinfacht.
  • Die abteilungs- und standortübergreifende Verfügbarkeit ermöglicht einen stetigen Zugriff auf benötigte Dokumente und sorgt damit für eine unmittelbare Auskunftsfähigkeit.

Bilden Sie Ihren Recruiting-Prozess komplett digital mit einem Bewerbermanagementsystem ab. Personalbedarfsmeldung, Stellenausschreibung, Verwaltung der Bewerbungen, Korrespondenz und Onboarding-Prozess – alle wichtigen Schritte sind ineinander verzahnt und komplett digital. So schaffen Sie reibungslose Prozesse in der Personalabteilung und erhöhen die Effizienz Ihres Bewerbermanagements um ein Vielfaches.

Nutzen Sie ein modernes Learning-Management-System? Würden Sie am liebsten Lernplattform und Kursverwaltung unter einem Dach vereinen? Organisation, Durchführung und Auswertung sind automatisiert, nutzerfreundlich und intelligent umsetzbar – für motivierende Lernerlebnisse.

  • Integrierte ganzheitliche Kursverwaltung und intuitiv bedienbares Lernportal
  • Komplette Terminverwaltung aller Kurse für absolute Transparenz
  • Mit Lernpfaden Qualifizierungsprozesse transparent gestalten
  • Teilnahmebestätigungen und Zertifikate dank Vorlagen blitzschnell erstellen
  • Aussagekräftige Reportings für eine nachhaltige Kursauswertungen
  • Mobil lernen und auch von unterwegs Kurse verwalten

Wissen teilen und verfügbar machen sind entscheidende Wettbewerbsfaktoren. Ziel ist es, alle geschäftsrelevanten Informationen für diejenigen Mitarbeiter zugänglich und nutzbar zu machen, die die Informationen für die Bewältigung Ihrer Aufgaben benötigen. Nur wenn alle relevanten Informationen verfügbar sind, kann umfassendes Wissen entstehen.

Wir bündeln sämtliche Daten und Informationen zu einer zentralen und intelligenten Wissensdatenbank – über Abteilungsgrenzen hinaus. Wissensaufbau und Wissenstransfer gestalten Sie so effektiv und effizient. Als zentrale Basis für Ihren langfristigen Unternehmenserfolg.

Sowohl im Vorfeld als auch im Nachgang von Meetings gibt es einiges zu tun: Agenden und Vorabinformationen müssen verfügbar sein, Ergebnisse nachvollziehbar festgehalten werden und allen Teilnehmern im Nachgang dauerhaft zugänglich sein. Nur so bleibt kein „to do“ auf der Strecke und das Projekt kommt sinnvoll voran.

Mit der richtigen Digitalisierungslösung ist die Vor- und Nachbereitung sämtlicher Meetings schnell und unkompliziert. Ergebnisse bleiben für die Teilnehmer transparent verfügbar, offene Punkte können in Folgemeetings übertragen werden. Alle Teilnehmer können Themen und Material einreichen und so gemeinsam die Agenda mit Leben füllen. Dabei spielt es keine eine Rolle, ob die Teilnehmer vor Ort oder im Homeoffice sitzen. Modernisieren Sie Ihre Meetingkultur!

  • Zeitersparnis: Dank effizienter Vor- und Nachbereitung
  • Transparenz: Informationen zum Meeting jederzeit einsehen
  • Effektive Zusammenarbeit: Beginnt schon, wenn das Meeting noch nicht begonnen hat

Aufsichtsratssitzungen, Gremientagungen und Vorstandstreffen sind nicht vergleichbar mit „gewöhnlichen“ Meetings auf Abteilungs- oder Teamebene. Die Vorbereitung ist zeitintensiv, komplex und an viele Vorgaben gebunden.

Für die Planung, Durchführung und Nachbereitung solch formeller Sitzungen braucht es speziell abgestimmte Tools und Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Sitzungen gut vorzubereiten und den strukturierten und übersichtlichen Ablauf zu gewährleisten – natürlich digital.

  • Komplexe Sitzungen werden an einer zentralen Stelle rechtssicher verwaltet und organisiert.
  • Der Meeting-Assistent unterstützt bei Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen.
  • Für mehr Überblick: transparente und nachvollziehbare Beschlussfassung
  • Prozesse des modernen Sitzungsmanagements werden zeitoptimiert gesteuert.
  • Vielseitiger Werkzeugkasten für die professionelle Planung und Durchführung von Sitzungen
  • Rund-um-die-Uhr-Zugriff auf Sitzungsunterlagen

Behalten Sie Ihre Besuche im Blick: Besucher professionell begrüßen und Daten einfach verwalten. Mit dem digitalen Besuchermanagement beeindrucken Sie bereits am Empfang.

  • Besuchermanagement-Cockpit für einen schnellen Überblick zu allen Besuchern im Haus
  • Informationen zum geplanten Termin, zum Besucher selbst, sowie zum aktuellen Status auf einen Blick
  • Filtermöglichkeit nach erwarteten, anwesenden und bereits abgereisten Besuchern
  • Integrierter Kalender für einen tagesaktuellen, monatlichen oder jährlichen Überblick
  • Farbliche Markierung der Termine je nach Status
  • Möglichkeit statistischer Auswertungen

Unser Partner

ELO Business Partner
 RG 8278 Bearbeitet
Beitrag
Digitalisierungsoffensive: Jetzt nicht den Anschluss verlieren

Thorsten Diemer, Geschäftsführer der Weinrich Gruppe, ist Experte für Dokumentenmanagementsysteme und erklärt im Interview, warum Unternehmen gerade jetzt in ihre Zukunft investieren sollten.

Enterprise-Content-Management-Systeme können mehr

Auf der Grundlage im DMS gespeicherter Dokumente lassen sich Geschäftsprozesse digital steuern – von der Rechnungsfreigabe in der Buchhaltung bis zur digitalen Personalverwaltung. Basis für all diese Prozesse sind immer Dokumente, wie Rechnungen, Verträge, Personalakten und vieles mehr.

Systeme für Enterprise-Content-Management bieten maßgeschneiderte Softwarelösungen an – diese gehen weit über das reine Verwalten von Dokumenten hinaus. Im Wesentlichen geht es um wichtige Informationen, die sowohl sicher aufbewahrt als auch für den geschäftlichen Erfolg genutzt werden sollen.

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