Die Idee der digitalen Verwaltung von Dokumenten ist bei vielen Unternehmen bereits angekommen: Klassische Büroordner reduzieren sich zunehmend in den Büroschränken. Ein erster Schritt ist bei vielen also schon getan - wenn auch nur ein kleiner. Der eigentliche Schritt lautet: Dokumentenprozesse im Büroalltag digital zu etablieren. Ein gar nicht so weiter Weg, wie vielleicht manche Unternehmer denken. Dabei geht es um ein effizienteres Arbeiten für die Mitarbeiter, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Verwaltungskosten zu reduzieren. Der wirtschaftliche Nutzen liegt auf der Hand: Mit dem Blick auf die eigenen Kunden heißt das u. a. höhere Servicequalität oder auch schnellere Fakturierung der erledigten Aufträge.

Die digitale Rechnungsverarbeitung

Eine Rechnung durchläuft im Unternehmen oft verschiedene Abteilungen an verschiedenen Standorten. Das kostet Aufwand und Zeit. Mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung zum automatisierten Umgang mit Eingangsrechnungen lässt sich dieser Prozess beschleunigen:

  • Erfassung und Erkennung von Eingangsrechnungen und Belegen
  • Archivierung
  • Weiterleitung zum richtigen Bearbeiter zur Rechnungsprüfung
  • Überwachung von Fristen

Die digitale Vertragsakte

Bei der Anlage eines neuen Vertrages können mit Hilfe eines Vertragsmanagement-Moduls automatisch Unterordner zur Verwaltung aller vertragsrelevanten Informationen angelegt werden.

  • Ablage der Korrespondenz
  • Vertragskontakte
  • Strukturen zur Verwaltung der Vertragsunterlagen und -termine

Die digitale Pesonalakte

Organisieren Sie alle notwendigen Personaldokumente in einem System, verwalten Sie sämtliche Informationen revisionssicher und nutzen Sie vorgefertigte Prozesse für eine einfache und effektive Mitarbeiterverwaltung:

  • Altersvorsorge
  • Reisekostenabrechnung
  • Verträge
  • Weiterbildungsnachweise
Sämtliche Daten und Dokumente sind für HR-Mitarbeiter auf Knopfdruck vollständig verfügbar.

Die digitale Kundenakte

Verwalten Sie Ihre kundenbezogenen Daten und Dokumente so, dass sie für alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt für einen schnellen Informationszugriff zur Verfügung stehen. Wir strukturieren sämtliche Ihrer kundenrelevanten Informationen und stellen einen sicheren, zentralen Ablage- und Verwaltungsort bereit.

  • Annahme von Bestellungen
  • Reklamationen
  • Technische Informationen
  • Ansprechpartner
Sämtliche Daten und Dokumente sind für Vertriebsmtarbeiter auf Knopfdruck vollständig verfügbar.

Die digitale Lieferantenakte

Jede Lieferantenakte sollte über einen speziell für den jeweiligen Lieferanten indexierten Aktendeckel verfügen, der alle Informationen rund um die Geschäftsbeziehung festhält:

  • Ablage der Korrespondenz
  • Lieferantenkontakte
  • Strukturen zur Verwaltung der Bestellungen
  • Preislisten
Bei Bedarf kann die gegebene Struktur mit eigenen Ablageordern erweitert werden.

Vier Schritte zur Digitalisierung

Als Full-Service-Anbieter für Dokumenten- und Informationsmanagement bieten wir Ihnen einen Beratungsansatz für eine Workflow-Optimierung, der auf mittelständische Unternehmen optimiert ist.

01

Zunächst erfassen wir Arbeitsabläufe,

um zu erkennen, wie viel Zeit für die Bearbeitung von Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen oder sonstigen Dokumenten aufgewendet wird.

02

Dann analysieren wir den Ist-Zustand.

Dabei sehen wir, wer in die Arbeitsabläufe eingebunden ist und wie viele. Wir stellen alles detailliert auf, auch die Kosten für die Teil-Workflows.

03

Anschließend entwerfen wir automatisierte Abläufe

durch den Einsatz von smarten Hard- und Softwarelösungen. Dabei stellen wir auch qualitative und quantitative Einsparpotenziale dar.

04

Zuletzt sprechen wir eine Empfehlung aus:

Wir unterbreiten Ihnen Vorschläge zur Vereinfachung und Verkürzung von Dokumenten-Workflows und erstellen Ihnen eine Investitionsentscheidung.

Wie geht Digitalisierung?

Möchten Sie wissen, wie digital Ihr Unternehmen bereits ist?

Nehmen Sie sich 10 Minuten Zeit und Sie erhalten eine erste Einstufung darüber, welchen Reifegrad Sie auf dem Weg der digitalen Transformation bereits erlangt haben.

Unsere Partner für Dokumentenmanagement

Die Weinrich Gruppe mit ihren Standorten

FULDA
  • Weinrich GmbH & Co. KG
  • Ronsbachstraße 32
  • 36043 Fulda
  • Tel.: +49 661 492-15
  • Fax: +49 661 492-48
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GIESSEN
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MGW Office Supplies

Die Weinrich-Gruppe ist Partner der MGW Office Supplies, ein Zusammenschluss inhabergeführter Handelsunternehmen der Bürowirtschaft mit mehr als 750 Mitarbeitern. Die MGW zählt zu den marktführenden Gruppierungen der Branche.

Computer Compass Gruppe

Die Weinrich-Gruppe ist auch Partner der Computer-Compass-Gruppe. Ein Zusammenschluss mittelständischer Systemhäuser mit über 4.000 Mitarbeitern im Bereich IT Managed Services, Consulting, Projektmanagement, Betreuung und Support von IT-Systemen und Paper-Output-Konzepten.