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Eine Dokumentenmanagement-Lösung für mehrere Nutzergruppen an der Hochschule Fulda

8000 Studierende und 150 Dozenten in 8 Fachbereichen, rund 630 Beschäftigte insgesamt – an der Hochschule Fulda wird viel kopiert, gescannt und gedruckt. Der Gerätepark war jedoch in die Jahre gekommen und sollte nicht nur ersetzt, sondern auch optimiert werden.

Verantwortlich für die Infrastruktur auf dem Campus ist Klaus Dormeier, Leitung Finanzmanagement: „Bislang gab es mehr oder weniger in jedem Büro einen Einzeldrucker.“ Modern hingegen war die Hochschule mit ihrer RFID-Chipkarte, die vor einigen Jahren für das Verwaltungspersonal und die Studentenschaft eingeführt wurde. Für Letztere diente die Plastikkarte mit ihrem integrierten Mikrochip als Studentenausweis, Semesterticket, Bibliotheksausweis, Garderobenschlüssel und Essensausweis. Als nun die Neuorganisation des Dokumentenmanagements samt Multifunktionsdruckern an der Hochschule Fulda ausgeschrieben wurde, legte der Auftraggeber verständlicherweise Wert darauf, dass auch die etablierte RFID-Chipkarte technisch eingebunden wird. Die besondere Anforderung der Ausschreibung war jedoch die differenzierte Anwendung der neuen Druck- und Dokumentenprozesse durch verschiedene Nutzergruppen. Mit einem maßgeschneiderten Konzept überzeugte das Team von Thorsten Diemer (Weinrich-Gruppe Fulda): „Wir haben eine ganz neue, effiziente und transparente Dokumentenmanagement-Lösung für die flexiblen Anforderungen der Hochschule entwickelt“, erläutert Thorsten Diemer stolz. 

Die Experten von Weinrich wählten für die Umsetzung das Print&Follow-System von Kyocera aus. Der erfahrene Hersteller versteht sich auf den Chipkarten-Einsatz im Druck-, Scan- und Kopierprozess. Durch den Auftrag der Hochschule Fulda wurde jedoch ein neues Level erreicht, weil mit
Dozenten, Verwaltungsmitarbeitern und Studenten gleich mehrere Nutzergruppen im neuen Netzwerk einfach, flexibel und effizient arbeiten sollten – hier waren Kreativität und Sorgfalt bei der Modifikation des Systems gefragt. 

Das ist sehr überzeugend gelungen, wie Thorsten Diemer erklärt: „Die Chipkarte sorgt dafür, dass die Studierenden an unterschiedlichen Standorten auf dem Campus kopieren, scannen sowie drucken und mit der Karte gleich dafür bezahlen können. In der Verwaltung sorgt die Karte für eine differenzierte Abrechnung der Ausdrucke, die nun eindeutig einem Nutzer oder Fachbereich zugeordnet werden können. Dafür haben wir eine einheitliche Benutzeroberfläche und ein einheitliches Nutzerkonzept entwickelt.“ Wie erfolgreich all diese Anforderungen bewältigt wurden, wird deutlich, wenn man sich das positive Fazit der Hochschul-Verantwortlichen vor Augen führt: „Die Weinrich-Spezialisten waren nicht nur ausgesprochen kompetent, sondern auch bei der Einhaltung von Terminvorgaben sehr verlässlich. Seit der Inbetriebnahme der neuen Multifunktionsgeräte läuft alles wie am Schnürchen“, betont Finanzchef Klaus Dormeier. Dabei musste unlängst eine ganze Abteilung in ein neues Gebäude umziehen – doch das war quasi mit Plug&Play so schnell erledigt, dass die Mitarbeiter direkt weiterarbeiten konnten.

Ganz nebenbei hat das durchdachte Konzept der Weinrich-Gruppe auch dafür gesorgt, dass die Prozesse und das Handling am Campus Fulda einfacher, flexibler und effizienter wurden. Die neue Infrastruktur stellt alle Bereiche mit ihren jeweils ganz besonderen Anforderungen zufrieden. Gleichzeitig sanken die Kosten für Drucken und Kopieren – was Finanzchef Dormeier besonders freut. Sogar der Support hat sich erheblich

vereinfacht, da die Multifunktionsdrucker ihren Bedarf an Verbrauchsmaterial oder Wartungsaufgaben rechtzeitig selbst melden.

RFID-Chipkarte

  • Sie ermöglicht ein automatisches und berührungsloses Authentifizieren.

Print&Follow

  • Ein Druckauftrag wird am Arbeitsplatz ins Netzwerk gestellt, der Ausdruck kann mit der RFID-Chipkarte an jedem beliebigen Multifunktionssystem erfolgen. So entfallen Wartezeiten und vertrauliche Dokumente gelangen immer in die richtigen Hände.

Scan2me

  • Nach dem Anmelden mit der RFID-Chipkarte an einem beliebigen Multifunktionssystem wird ein Scan automatisch in das E-Mail-Postfach des Benutzers gesendet.

Bezahlen

  • Die Hochschulkarte verfügt über ein separates Budget für die Nutzung der Druck-, Kopier- und Scanlösungen und kann ganz bequem am Automaten mit Bargeld oder EC-Karte aufgeladen werden.

Wir gestalten auch Ihre Büroarbeit einfacher.

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Die Weinrich-Gruppe ist Partner der MGW Office Supplies, ein Zusammenschluss inhabergeführter Handelsunternehmen der Bürowirtschaft mit mehr als 750 Mitarbeitern. Die MGW zählt zu den marktführenden Gruppierungen der Branche.

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