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Die zentrale Beschaffung von Drucker-Verbrauchsmaterial und dessen Verteilung in acht deutsche Werke bedeutete für die Hochwald Foods GmbH viel Aufwand

Heute kümmern sich die Büro-Automatisierungs-Experten von Weinrich um das Thema und ermöglichen der Hochwald Gruppe bei etwa gleichen Kosten viel mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.

Die Hochwald Foods GmbH, Produzent von Milchprodukten und bekannt vor allem durch die Marken Bärenmarke und Glücksklee, erwirtschaftete im Jahr 2017 mit rund 1.900 Mitarbeitern einen Umsatz von 1,53 Mrd. Euro. Niederlassungen bzw. Produktionsstätten unterhält das Unternehmen in Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Niedersachsen, Bayern und den Niederlanden. Für die acht deutschen Standorte sollte eine effizientere Drucker-Lösung mit automatisierten Prozessen gefunden werden, die vor allem die Beschaffung und Verteilung der Verbrauchsmaterialien optimierte. Umgesetzt wurde das Projekt durch die Einführung von FleetCockpit durch die Experten von WEINRICH.

Außensicht hilft, Einsparpotenziale zu erkennen

„Dass es in unserer Druckerlandschaft Einsparpotential gab, war uns klar. Weinrich zeigte uns eine Möglichkeit auf, dieses Potenzial zu realisieren“, erinnert sich Heribert Müller, zuständiger IT-Mitarbeiter bei der Hochwald Foods GmbH. „Wir arbeiten in unterschiedlichen Bereichen bereits seit ca. 10 Jahren zusammen. Weinrich kennt unser Unternehmen gut und schlug uns daher vor, unsere Prozesse rund um das Thema „Drucken“ zu automatisieren“. Die Hochwald Foods GmbH war in den letzten Jahren stark gewachsen. In solchen Fällen erfolgt die Anpassung interner Prozesse oft zeitverzögert und ein Blick von außen hilft, Optimierungspotenziale zu erkennen. 

Verbesserungspotenzial barg vor allem das standortübergreifende Handling der Drucker-Verbrauchsmaterialen. Hochwald bestellte und lagerte die Materialien zentral und lieferte sie anschließend an die einzelnen Standorte aus. Diese Vorgehensweise band nicht nur wertvolle Personalressourcen, da die Belieferung über alle Standorte hinweg viel Zeit in Anspruch nahm. Auch musste in der Zentrale ein Lager für die Verbrauchsmaterialien bereitgestellt werden, welches nicht nur Platz sondern auch unnötig Kapital band.

Zeitersparnis in verschiedenen Abteilungen

FleetCockpit konnte diesen Prozess erheblich verbessern: Das System erfasst permanent die Zählerstände aller Druckersysteme und weiß dadurch, wie lange der vorhandene Tonervorrat noch reicht. Nachbestellungen werden automatisiert und just-in-time ausgelöst und direkt an den Gerätestandort geliefert. Der administrative Aufwand für Beschaffung und Verteilung, sowie die Lagerflächen für Drucker-Verbrauchsmaterial entfallen damit. Nach einer Anlaufzeit von einigen Wochen, inklusive der „Feinjustierung“, läuft das System heute sehr zuverlässig. Zudem können Verbräuche über das FleetCockpit System transparent und gerätegenau eingesehen und abgerechnet werden. „Im Vergleich zu früher und bei etwa gleichen Kosten haben wir sehr viel weniger Aufwand mit unseren Druckprozessen“, freut sich Heribert Müller. In der IT-Abteilung, der Logistik und auch in der Verwaltung haben die Hochwald Mitarbeiter heute deutlich weniger Arbeit mit dem Thema „Drucken“ und sie können ihre Arbeitskraft wichtigeren Aufgaben widmen.  

Schrittweise Modernisierung der Druckerlandschaft

Heute sind alle deutschen Standorte der Hochwald Foods GmbH an die FleetCockpit Lösung von Weinrich angeschlossen. Auch die Geräte selbst werden im Zuge einer Modernisierung schrittweise von Weinrich ausgetauscht und durch neue, energiesparendere und emissionsärmere Modelle ersetzt. Gut 100 Druck- und Multifunktionsgeräte sind bereits im Einsatz, ungefähr 200 werden es sein, wenn alle ausgetauscht sind. „Wir haben es sehr begrüßt, dass auch unsere Bestandsdrucker in die neue Lösung eingebunden werden konnten“, erklärt Heribert Müller. „Auf diese Weise konnten wir den neuen Service nutzen und gleichzeitig die noch vorhandenen Materialien für die älteren Geräte aufbrauchen“.

Zukünftig will Hochwald die Druckfunktion „Follow me“ auch an weiteren Standorten einführen – nachdem sie in der Zentralverwaltung in Thalfang bereits erfolgreich genutzt wird. Damit können Mitarbeiter nach erfolgreicher Authentifizierung an jedem eingebundenen Drucker, der gerade frei ist, Dokumente drucken. Sensible Unterlagen kommen so nicht in falsche Hände und Unordnung in der Druckablage wird vorgebeugt. Eine Konsolidierung der Druckerlandschaft und die Nutzung von zentralen Geräten wird damit wesentlich erleichtert. „In sensiblen Bereichen werden wir damit auch den Anforderungen der EU-DSGVO gerecht“, so Müller.

Reibungslose Druckprozesse

Die Hochwald Foods GmbH ist mit der Umstellung auf die neue Lösung sehr zufrieden. Auch die Tatsache, dass in Zusammenarbeit mit den Experten von Weinrich im Vorfeld durch Mitarbeiterbefragungen die idealen Standorte und gewünschten Funktionen der neuen Geräte erfragt wurden, wurde sehr positiv bewertet.

„Zu Beginn war der ein oder andere Mitarbeiter durchaus skeptisch, ob die punktgenaue Belieferung der Toner tatsächlich klappen würde“, verrät Heribert Müller und ergänzt: „Diese Sorge war aber völlig unberechtigt, denn der Prozess läuft tatsächlich tadellos“. Auch die Mitarbeiter freuen sich über die Zuverlässigkeit und dass Themen wie leere Toner heute weitgehend der Vergangenheit angehören.

Besonders relevant für IT-Experten, weil

  • die Zählerstände alle Drucksysteme permanent erfasst werden
  • die Nachbestellung von Toner automatisiert erfolgt
  • neue Toner direkt und just-in-time an den Gerätestandort geliefert werden
  • die Verbräuche gerätegenau abgerechnet werden
  • Serviceprozesse automatisch gesteuert werden

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