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Automatisierte Visitenkarten-Bestellung bei der TU Ilmenau

Bei rund 2000 Mitarbeitern und dynamischen Teams ist die permanente Bereitstellung aktueller Visitenkarten für die Technische Universität (TU) Ilmenau keine Kleinigkeit mehr. Im Gegenteil: Layout, Freigabe und Druck dauerten oft drei bis vier Wochen und waren sehr personalintensiv. Mit dem automatisierten Visitenkarten-Bestellsystem von Weinrich läuft dieser Prozess nun komplett digitalisiert und dauert vom Entwurf bis zur fertigen Karte nur noch fünf Arbeitstage.

Die TU Ilmenau zählt zu den renommiertesten technischen Hochschulen in Deutschland. Forschung und Lehre an der TU Ilmenau sind stark ingenieurwissenschaftlich geprägt und zeichnen sich durch eine enge Verzahnung der Ingenieurwissenschaften mit den Wirtschaftswissenschaften, der Mathematik sowie den Naturwissenschaften aus. Um den Herstellungsprozess von Visitenkarten für Professoren, wissenschaftliche Mitarbeiter sowie technisches und mit der Verwaltung betrautes Personal zu verkürzen, hat die TU Ilmenau ein automatisiertes Visitenkarten-Bestellsystems eingeführt. Umgesetzt wurde das Projekt von den Digitalisierungs-Experten von WEINRICH.

Ein Blick für optimale Prozesse

Die TU Ilmenau arbeitet bereits seit 16 Jahren mit WEINRICH zusammen und nutzt seitdem den Bestellshop für Bürobedarf. „Herr Moritz von WEINRICH stellte uns das Bestell-Tool zur digitalen Visitenkarten-Erstellung vor. Er kennt unsere Einrichtung und ihre Prozesse sehr gut und sah Optimierungspotenzial“, erinnert sich Marco Frezzella, Leiter des Referats Medien- und Öffentlichkeitsarbeit. Seine Abteilung ist u.a. für die Erstellung der Visitenkarten der Universität zuständig und weiß von den Problemen, die mit dem traditionellen Bestellprozess verbunden waren: „In einem großen Unternehmen ist das Erstellen von Visitenkarten eine komplexe Angelegenheit. Es müssen Anträge gestellt, Layouts gefertigt, Korrekturen umgesetzt, Freigaben erteilt, Druckpreise eingeholt und Druckaufträge erteilt werden. Hinzu kommt, dass die fertigen Karten nach einer finalen Prüfung in die verschiedenen Abteilungen und Gebäude verteilt werden müssen. Bei uns dauerte dieser Prozess rund drei bis vier Wochen“.

Reibungslose Layouts durch Dezentralisierung

Mit dem neuen digitalisierten Visitenkarten-Bestellsystem konnte die Komplexität erheblich vereinfacht werden. Eingebunden in den Bestellshop für Bürobedarf, der über das Intranet von allen Sekretariaten der Hochschule genutzt werden kann, werden Visitenkarten-Layouts heute dezentral umgesetzt. „Auf unseren Visitenkarten müssen z. T. sehr lange Fachgebietsnamen untergebracht werden. Das führte in der Vergangenheit oft zu Problemen“, erinnert sich Marco Frezzella. Heute können Mitarbeiter ihre neue Visitenkarte direkt in ihrem Sekretariat erstellen lassen – in ihrem Beisein. Das ist ein großer Vorteil, denn ggf. auftretende Probleme, weil etwa zu lange Namen nicht in die Eingabemaske passen, können gemeinsam und direkt vor Ort gelöst werden. Auch auf Sonderwünsche kann direkt eingegangen werden.

Zeitersparnis durch digitalisierte Prozesskette

Die TU Ilmenau arbeitete vor der Einführung des Visitenkarten-Bestellsystems mit einer ortsansässigen Druckerei zusammen, die kaum digitalisierte Prozesse bot. Handschriftlich eingebrachte Vordrucke wurden gesetzt und nach einer Korrekturschleife mit dem Karteninhaber in Druck gegeben. Es zeigte sich, dass dieses Prozedere eine hohe Fehlerquote barg. Um Kosten zu sparen, wurden Druckaufträge manchmal über mehrere Wochen gesammelt, um bessere Stückkosten pro Karte zu erzielen. Heute erfolgt der Bestellprozess komplett digitalisiert. Vom Layout über die Korrektur und Freigabe bis hin zur Auftragserteilung, Auslieferung und Rechnungsstellung. „Die Software konnte von WEINRICH genau an unsere Bedürfnisse angepasst werden und erleichtert uns den Bestellprozess von Visitenkarten heute enorm“, bestätigt Marco Frezzella.

Viel Leistung bei geringen Kosten

Marco Frezzella und sein Team sind mit der neuen Lösung ausgesprochen zufrieden und bestätigen das vorteilhafte Preis-Leistungs-Verhältnis. So konnten sie durch das Bestellsystem durchschnittlich 10 Prozent günstigere Preise pro Visitenkartebestellung erzielen. „Immer, wenn ein neues System eingeführt wird, erwartet man ja zunächst irgendwelche „Kinderkrankheiten“, erklärt Marco Frezzella. „Tatsache aber ist, dass die digitale Visitenkartenerstellung von Anfang an absolut reibungslos funktionierte!“ Auch die Zusammenarbeit mit dem WEINRICH-Team lobt der Pressesprecher: „Wir fühlen uns von Herrn Moritz und seinem Team ganz hervorragend beraten. Und auch das Zwischenmenschliche stimmt – das ist in Geschäftsbeziehungen nicht zu unterschätzen.“

Die TU Ilmenau hat sich für die Visitenkartenlösung entschieden, weil

  • permanent rund 2000 Mitarbeiter aktuelle Visitenkarten benötigen
  • der komplette Erstellungsprozess sehr personalintensiv war
  • neue Visitenkarten nur noch max. 5 Tage dauern statt 3 bis 4 Wochen
  • die Gesamtkosten pro Bestellung heute durchschnittlich 10 % niedriger sind
  • die Verwaltung durch digitale Bestell- und Freigabeprozesse sowie automatisierte Rechnungslegung enorm entlastet wird

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